Opis i instrukcja obsługi oprogramowania „Program Lojalnościowy”
A. ZAŁOŻENIE BAZY DANYCH.
Przed rozpoczęciem pracy zaleca się założenie bazy danych według następującej kolejności:
1. Moduł “Uprawnienia” – konieczne jest założenie listy operatorów, w której przynajmniej jedna osoba ma komplet uprawnień.
Przy PIERWSZYM URUCHOMIENIU (a dokładniej przy pustej bazie danych), po wprowadzeniu loginu “ADMIN1” i hasła “ADMIN1” program zgłasza się na zakładce modułu “Biuro” i pozwala nam wybrać zakładkę modułu “Uprawnienia”. W module “Uprawnienia” klikamy na przycisku “Dodaj”.
Pojawiają się pola edycji:
- “Nazwisko i imię” (wypełnienie wymagalne),
- “Tel. kontaktowy” (opcjonalnie),
- “Login” (wymagalne),
- “Numer Karty” (wymagalne),
- “Hasło” (wymagalne).
Na prawo od tabeli “Lista operatorów” pojawia się wraz ww. polami edycji plansza zawierająca przyciski wyboru uprawnień do funkcji:
- “Biuro”,
- “Klient”,
- “Katalog”
- “Promocje”,
- “Nagrody”,
- “Raporty”,
- “Konfig”,
- “Uprawnienia”.
Powyżej planszy ukazuje się przycisk “Zaznacz wszystkie” / “Odznacz wszystkie”.
Po prawidłowym wypełnieniu pól edycji i zaznaczeniu wszystkich przycisków wyboru – pełne uprawnienia funkcji aplikacji i edycji bazy danych – wybieramy przycisk “Zatwierdź”. Program żąda potwierdzenia i po akceptacji zapisuje pierwszy rekord w tabeli.
Uwaga 1: Przy pierwszym uruchomieniu programu, albo gdy tabele bazy danych są puste, należy w polu “Wskaż login” dokładnie wpisać “ADMIN1”. W polu “Wprowadź hasło” również wpisujemy “ADMIN1” i klikamy przycisk “Zatwierdź”.
2. Moduł “Konfig”: konieczne jest ustalenie parametrów następujących opcji:
a) “Przelicznik”– ustalamy wartości przelicznika, który określa ile złotych musi wydać klient aby zgromadzić 1 punkt. Po zgromadzeniu odpowiedniej ilości punktów klient może wybrać nagrodę. (Wartość nagród określamy w punktach). Ponadto należy dokonać aktywacji przy pomocy przycisków wyboru stosownych metod naliczania rabatu.
Dostępne są aktywacje następujących metod naliczania:
- naliczania rabatu punktowego (tytułem dokonanych zakupów naliczane są punkty zamieniane na nagrody),
- naliczania rabatu indywidualnego (do konkretnego klienta przypisujemy indywidualny rabat np. 5 lub 0% wg którego stosowany będzie odpowiedni upust na ogół produktów lub usług),
- naliczania rabatu promocyjnego (w module “Promocje” po zdefiniowaniu danej promocji i wysokości przypisanego jej rabatu tworzymy jej listę produktów), ponadto można dokonać aktywacji selekcji (zawężenia) naliczania:
- jeżeli rabat indywidualny jest aktywny (co ustawiamy w module “Klient”) naliczaj tylko wg rabatu indywidualnego,
- jeżeli rabat promocyjny jest aktywny (co ustawiamy w module “Promocje”) naliczaj tylko wg rabatu promocyjnego.
Na zakładce “Konfig” wciskamy przycisk “Przelicznik”. Wciskamy przycisk “Koryguj”, wypełniamy wyżej opisane pole oraz ustawiamy przyciski wyboru i wciskamy przycisk “Zatwierdź”.
Program żąda potwierdzenia i po akceptacji zapisuje rekord w tabeli.
b) “Sposób logowania” – można wybrać logowanie:
- tylko kartą,
- loginem i hasłem albo kartą,
- tylko loginem i hasłem).
Uwaga 2: Praca przy ustawieniu opcji “tylko Kartą” jest możliwa tylko wraz z czytnikiem i zestawem kart. Dlatego zaleca się ostrożność przy takim stawianiu sposobu logowania.
Przy pierwszym uruchomieniu program zawsze proponuje logowanie “Kartą” albo “Loginem i hasłem”.
c) “Modyfikacja opcji” – można wybrać i uaktywnić:
- “domyślny produkt lub usługę” oraz “ilość” (po założeniu w “Katalogu” listy produktów i usług), oraz zdefiniować:
- długość (ilość znaków numerycznych) kodu karty (operatora i klienta),
- długość (ilość znaków numerycznych) kodu kreskowego,
- ilość operatorów (rezerwowanych zarazem przedział numerów kart operatorów np. od 1 do 10).
3. Moduł “Katalog” – konieczne jest założenie listy świadczonych usług.
Na zakładce “Katalog” wciskamy przycisk “Dodaj”. Obok pola edycji “Nazwa usługi”, którego wypełnienie jest wymagalne, pojawiają się pole “Cena [zł]” – wypełnienie
jest również wymagalne. Wypełniamy wyżej opisane pola i wciskamy przycisk “Zatwierdź”. Program żąda potwierdzenia i po akceptacji zapisuje rekord w tabeli.
4. Moduł “Promocje” – możliwe jest założenie listy promocji.
Wprowadzanie promocji rozpoczynamy klikając na klawisz “Dodaj”, otwierając w ten sposób okna edycji.
W polu “Nazwa promocji” wprowadzamy nazwę akcji promocyjnej, określamy wysokość rabatu promocyjnego (w %) oraz decydujemy, czy ta promocja ma być już aktywna.
Po wprowadzeniu wszystkich potrzebnych danych i użyciu przycisku “Zatwierdź” promocja ta zostanie dodana do listy.
Następnie do każdej promocji można przypisać wybrane pozycje z katalogu oferowanych usług i sprzedawanych produktów. W tym celu lista usług i produktów została umieszczona w module “Promocje”.
Uwaga 3: Moduł “Promocje” można zablokować odznaczając opcję “Promocje” na zakładce “Uprawnienia”.
5. Moduł “Nagrody” – możliwe jest założenie listy nagród.
Na zakładce “Nagrody” znajdują się dwie tablice “Lista usług/produktów” i “Lista nagród”. Kliknięcie na dowolnym wierszu (pozycji) “Listy usług/produktów” powoduje, że program zapytuje czy dodać wskazaną pozycję do “Listy nagród”, i po potwierdzeniu zapisuje rekord w tabeli nagród. Program wzbrania dodania do listy nagród pozycji, którą już tam dodano.
Możliwe jest również dodanie nowej pozycji do listy nagród (po kliknięciu przycisku „Dodaj”), korekta (po kliknięciu przycisku „Koryguj”) oraz usunięcie zbędnej nagrody (po kliknięciu przycisku „Usuń”).
Uwaga 4: Moduł “Nagrody” można zablokować odznaczając opcję “Nagrody” na zakładce “Uprawnienia”.
6. Moduł “Klienci” – konieczne jest założenie rejestru klientów.
Na zakładce “Klienci” wciskamy przycisk “Dodaj”. Obok pola edycji “Numer karty”, którego wypełnienie jest wymagalne, pojawiają się pola edycji:
- “Nazwisko i imię klienta” (wypełnienie wymagalne),
- “Tel. kontaktowy” (opcjonalnie),
- “E-mail” (opcjonalnie),
- “Rabat – aktywny” z przyciskiem wyboru ustawiającym “TAK/NIE”, oraz pole edycji typu memo:
- “Info o kliencie” (opcjonalnie).
Po prawej stronie wyświetlana jest tabela “Lista nagród dostępnych dla bieżącego klienta”.
- Wypełniamy wyżej opisane pola, ustawiamy przycisk wyboru i klikamy przycisk “Zatwierdź”.
- Program żąda potwierdzenia i po akceptacji zapisuje rekord w tabeli.
- W czasie pracy programu w zależności od stanu pola “Ilość p-kt” (dla bieżącego klienta), automatycznie aktualizowana jest tabela “Lista nagród dostępnych dla
bieżącego klienta”. - W dowolnym momencie możemy wydać dostępną nagrodę.
- Baza danych jest gotowa do pracy.
B. UŻYTKOWANIE PROGRAMU.
1. Po uruchomieniu programu, w centrum panelu ukazują się pole edycji “Wczytaj kartę” oraz lista rozwijana “Podaj login”, pole “Podaj hasło” i przyciski “Zaloguj”. Po wczytaniu (prawidłowej) karty albo po wybraniu z listy “loginu” i wpisaniu poprawnego “hasła” program wyświetla planszę główną na zakładce modułu “Biuro”.
W zależności od ustawień w module “Konfig” operatorom przypisane są odpowiednie przedziały numerów kart np. od “00001” do “00010”, a klientom od “00011” i więcej.
Po zalogowaniu się z uprawnieniami ADMINISTRATORA (pełne prawa do wszystkich funkcji) w najwyżej położonym wierszu wyświetlana jest nazwa oprogramowania tj. “Program Lojalnościowy” oraz nazwa aktualnie aktywnego modułu “BIURO”.
Jeden poziom niżej widoczne są na zakładkach dostępne funkcje “Biuro / Klienci / Katalog / Nagrody / Raporty / Konfig / Uprawnienia”.
Poniżej, w lewym górnym rogu znajduje się pole edycji “Numer karty” oraz dwa przyciski “Wyczyść” i “Szukaj”. Przycisk “Wyczyść ” pozwala w wygodny sposób wyczyścić pole “Numer karty” przed wczytaniem czytnikiem lub wprowadzeniem ręcznym numeru karty klienta, wcześniej wprowadzonego do bazy danych.
Poniżej (na popielatym tle) wyświetlana jest informacja dotycząca klienta przypisanego do bieżącej karty, a w niej:
- data wydania karty,
- zakupy ogółem,
- stan karty,
- rabat indywidualny,
- przelicznik rabatu punktowego,
- nazwisko i imię klienta,
- telefon kontaktowy i e-mail,
- login operatora (pozwala łatwo ustalić który operator jest zalogowany).
Na prawo widoczna jest plansza zawierająca:
- pole edycji “Kod paskowy”,
- listę rozwijaną “Nazwa produktu lub usługi”,
- pole edycji “Ilość”,
- pole edycji “Cena [zł]”,
- pole edycji “Wartość [zł]”, poniżej którego znajduje się przycisk
- “Dodaj do bieżącej transakcji”.
Poniżej znajduje etykieta “Rabat promocyjny” informująca o rabacie promocyjnym pozycji aktualnie wyświetlanej w liście “Nazwa produktu lub usługi”.
Poniżej znajduje się tabela “Bieżąca transakcja” a pod nią tabela “Lista nagród dostępnych dla bieżącego klienta”.
W najniższym wierszu znajdują się przyciski “Wyloguj” oraz (na oddzielnej planszy) przycisk “Zatwierdź”. Przyciskiem “Wyloguj” opuszczamy moduły użytkowe programu. Przycisk “Zatwierdź” służy do zapisania bieżącej transakcji.
Na lewo od przycisku “Wyloguj” znajduje się przycisk “Historia transakcji”.
Po jego kliknięciu uaktywnia się plansza z tabelą “Historia transakcji bieżącego
klienta”.
2. Zapisanie bieżącej transakcji wymaga wczytania czytnikiem karty klienta (lub wpisania numeru karty ręcznie) i wciśnięcia przycisku “Szukaj”. Program znajduje i wyświetla dane klienta (jeżeli w bazie danych wprowadzono już klienta o podanej karcie) i jest gotowy do wprowadzenia i zapisania kwoty bieżącej transakcji.
W sytuacji, gdy klienta tego nie mamy jeszcze wprowadzonego do bazy, po wczytaniu karty program wyświetli stosowny komunikat, a po kliknięciu przycisku “OK” zostaje wyświetlona plansza umożliwiająca wygodne wprowadzenie nowego klienta. Po wprowadzeniu danych nowego klienta i kliknięciu na przycisku “Zatwierdź” program powróci do opcji notowana transakcji.
Następnie wczytujemy kod kreskowy wybranego produktu albo z listy rozwijanej “Nazwa produktu lub usługi” wybieramy odpowiednią pozycję. Program samoczynnie wypełnia pola “Cena [zł]”, “Wartość [zł]” i zgłasza się kursorem w polu “Ilość”. Po określeniu wartości pola “Ilość” program samodzielnie przelicza i wyświetla wynik w polu “Wartość [zł]”. Możliwa jest modyfikacja z klawiatury wartości wyświetlanych w polu “Cena [zł]”.
Kliknięcie przycisku “Dodaj do bieżącej transakcji” skutkuje dodaniem edytowanej pozycji do tabeli “Bieżąca transakcja”.
Możemy dokonać wyboru kolejnego produktu lub usługi zakupionej w bieżącej transakcji, albo (jeżeli zakup był jednostkowy) kliknąć na przycisku “Zatwierdź” i zapisać w bazie danych informację zawartą w tabeli “Bieżąca transakcja”.
Uwaga 5: W przypadku błędu zawartego w dowolnym wierszu tabeli “Bieżąca transakcja” kliknięcie na tym wierszu powoduje, że program zapytuje specjalnym komunikatem “Usunąć bieżący wiersz?” i w przypadku potwierdzenia wiersz ten zostaje usunięty. Należy powtórnie dokonać wyboru produktu lub usługi i po ustaleniu wartości kliknąć na przycisk “Dodaj do bieżącej transakcji”.
Po wybraniu przycisku “Zatwierdź” program odnotowuje transakcję.
Kliknięcie przycisku “Zakończ pracę z klientem” w prowadza program w stan oczekiwania na wczytanie karty kolejnego klienta.
Wydania nagrody w naturze dokonuje się na zakładce “Biuro” albo “Klient”. Kliknięcie na dowolnej pozycji tabeli “Lista nagród dostępnych dla bieżącego klienta” powoduje, że program zapytuje czy wydać wskazaną nagrodę, i po akceptacji następuje zapis operacji w bazie danych oraz aktualizacją wartości w polu “Ilość punktów”.
C. UWAGI EKSPLOATACYJNE.
Przy eksploatacji programu należy systematycznie wykonywać kopie bezpieczeństwa oraz chronić dysk roboczy programu przed przepełnieniem.
Przed wykonaniem raportów zaleca się odświeżenie indeksów (opcja jest dostępna w module konfig).
Nie dopuszcza się żadnej ingerencji w strukturę plików bazy danych.
